Berikut ketentuan persuratan untuk peminjaman ruangan:
Permohonan peminjaman ruangan untuk keperluan eksternal OIKN ditujukan kepada Kepala Otoria IKN dengan tembusan Deputi Bidang Sarana dan Prasarana OIKN;
Permohonan peminjaman ruangan untuk keperluan internal OIKN ditujukan kepada Deputi Bidang Sarana dan Prasarana OIKN dengan tembusan Direktur Pengelola Gedung, Kawasan, dan Perkotaan;
Penggunaan ruang rapat yang berada di ruang rapat pada lantai yang menjadi kantor dari unit kerja tidak diperlukan surat permohonan selama yang menggunakan adalah unit kerja tersebut.